La productivité et l’efficacité du bureau ont augmenté au fil des ans à mesure que la technologie a évolué. Au lieu d’avoir besoin d’une imprimante et d’un photocopieur pour faire le travail, vous n’avez qu’à vous trouver une combinaison solide des deux, avec l’ajout d’autres fonctions.
Les imprimantes multifonctions (MFP) combinent des imprimantes et des photocopieurs couleur pour simplifier le travail. En plus de l’impression et de la copie, ces machines peuvent faxer et numériser vers des emplacements tels que le courrier électronique, les ports USB et les services en nuage. Les modèles plus avancés peuvent être personnalisés avec des options de finition telles que l’agrafage, le perçage et le triage. Ces photocopieurs multifonctions sont conçus pour répondre aux besoins d’impression des entreprises tout en réduisant les coûts d’approvisionnement et en augmentant le flux de travail. Ils peuvent être achetés ou loués, et une gamme d’accessoires est disponible pour la plupart des modèles.
Bien qu’omniprésents dans les entreprises du monde entier, les photocopieurs ne sont pas une seule et même chose. Ils peuvent remplir plus ou moins la même fonction, mais il est important d’évaluer vos besoins et d’obtenir des informations appropriées pour trouver un modèle qui répondra à vos attentes tout en étant suffisamment simple à utiliser. En outre, lorsque vous avez l’intention d’acheter une photocopieuse, il est également crucial d’envisager d’autres options telles que la location ou le leasing, pour vous assurer d’obtenir le meilleur service au bon prix.
Que faut-il rechercher lors de l’achat d’une photocopieuse ?
De nos jours, la plupart des photocopieurs modernes sont de préférence appelés imprimantes multifonctions (MFP), car ils sont capables d’effectuer un large éventail de tâches. Il existe tellement de niveaux de sophistication différents que la prise en compte de certaines notions clés est essentielle pour améliorer l’efficacité de votre entreprise lorsque vous achetez un photocopieur.
Jet d’encre ou laser ?
Le choix de la technologie laser ou à jet d’encre dépend de vos besoins en termes de volume. Lorsque le prix par page est un facteur important, les machines laser se situent dans le haut de la fourchette de prix mais restent l’option optimale car elles sont bien adaptées aux gros volumes de copies. Lorsque des documents couleur de faible volume sont requis, les multifonctions à jet d’encre sont le meilleur choix, même si l’encre qu’ils utilisent est plus chère que le toner des imprimantes laser.
Qualité et vitesse d’impression
La rapidité est généralement la caractéristique la plus importante pour de nombreuses entreprises. En général, les machines de milieu de gamme offrent une vitesse comprise entre 25 et 50 pages par minute pour du papier A4. Pour les entreprises qui ont surtout besoin de copies en noir et blanc, certains modèles sont plus rapides dans ce mode qu’en couleur. La qualité d’impression, ou la résolution, est également une question importante. La plupart des machines offrent une résolution comprise entre 600 et 1200 dpi, ce qui est parfait pour une utilisation interne ou pour de simples prospectus et manuels d’utilisation. Pour les brochures et le matériel de marketing de haute qualité, vous devrez peut-être acheter un photocopieur pouvant atteindre 2400 dpi.
Ergonomie
Les fabricants ont pris des mesures pour rendre leurs produits aussi conviviaux que possible, et proposent même des sessions de formation sur site et des lignes d’assistance téléphonique. Les capacités réseau sont essentielles dans la plupart des bureaux modernes, pour intégrer votre MFP dans l’infrastructure de l’entreprise. La capacité de papier doit être soigneusement prise en compte lorsque vous achetez une photocopieuse. Le fait de devoir remplir trop souvent le bac à papier peut avoir un effet négatif sur votre flux de travail. Une grande capacité ou plusieurs bacs à papier pour différents poids ou types de papier vous permettront de vous assurer que votre imprimante est toujours prête. De même, divers outils de finition tels que des agrafeuses ou des chemises de documents.
