Pourquoi avons nous besoin de rangements dans un monde de plus en plus numérique ?

Alors que les documents papier sont de moins en moins présents dans l’espace de travail moderne, les documents qui restent sont généralement assez importants et souvent encombrants. Les armoires de classement ne servent pas seulement à stocker ces documents importants, elles les protègent également.

Avez-vous déjà remarqué que, même si nous vivons dans un monde dit "sans fil", il semble toujours y avoir un grand nombre de fils, de cordons, de fiches et de connecteurs ? Il y a tellement de fils sans fil que vous pouvez trébucher et tomber si vous ne faites pas attention.

Dans notre société de plus en plus "sans papier", les gens semblent tout de même encore produire beaucoup de papier. Vous pouvez le constater en regardant dans un bureau : ils sont souvent jonchés de papier, de dossiers sans parler des ordinateurs parsemés de Post it.

Même si le monde est devenu de plus en plus numérique, trouver une place pour tout ce papier ne semble pas être passé de mode.

Le papier est là pour rester et pour être rangé

Nul n’a besoin de vous dire qu’il est sage de passer au tout numérique. En fait, si vous travaillez dans un bureau moderne sur un ordinateur moderne, vous êtes probablement déjà sur la bonne voie. Quand on sait qu’une minuscule clé USB de 8 Go peut contenir jusqu’à 12 millions de pages de contenu, il est difficile de comprendre comment nos ancêtres parvenaient à gérer ce qui ne pouvait être qu’un déluge de papier au quotidien.

Et pourtant, même dans un monde de plus en plus dématérialisé, nous sommes toujours entourés de papier. Et il y a de très bonnes raisons à cela.

• Le papier est durable. Aussi fragile soit-il, lorsqu’il est manipulé correctement, le papier est une forme de communication durable qui a toujours résisté à l’épreuve du temps. Il sert souvent de fenêtre sur le passé - une façon pour nous de voir les mots écrits tels qu’ils ont été soigneusement préservés et conçus à l’origine.
• Le papier est facile à utiliser. Il n’est pas nécessaire de chercher son téléphone, de sortir son ordinateur portable ou d’allumer un ordinateur de bureau pour lire un document papier. Les programmes, les fenêtres et les lecteurs ne sont pas nécessaires : vous n’avez besoin que du document lui-même.
• Le papier a du poids. Bien sûr, le papier a un poids physique, il est tangible et non virtuel. Mais il a également du poids dans l’esprit de son détenteur. Une proposition joliment rédigée ou un rapport magnifiquement mis en forme ont une valeur de présentation lorsqu’ils sont fournis sous forme de papier. Il passe d’un ensemble d’idées à une chose réelle que vous pouvez toucher et sentir.

Il ne fait aucun doute que le numérique est la voie de l’avenir, mais avec tout ce qu’il a à offrir, ne vous attendez pas à ce que le papier disparaisse de sitôt. Et si c’est le cas, investir dans un meuble de rangement adéquate est une nécessité absolue.

Les armoires de classement sont plus pertinentes que jamais

Qu’ils soient à usage personnel ou professionnel, les documents papier que vous choisissez de conserver ont généralement une grande valeur. Il s’agit notamment des documents suivants

• les talons de chèque
• Rapports
• les fichiers clients
• les comptes à payer ou les factures
• Reçus
• etc ...

Il existe d’autres types de documents, bien sûr, mais vous voyez l’idée. Il s’agit généralement de documents importants qui nécessitent un peu plus de protection que les notes que vous prenez par écrit ou les bouts de papier qui contiennent vos gribouillages. Au minimum, ces documents doivent être classés, mais dans de nombreux cas, ils doivent être conservés en lieu sûr.

Pour certains types d’entreprises, comme celles des secteurs juridique, médical ou immobilier, la conservation de copies papier de certains documents n’est pas seulement pratique, elle est obligatoire. De même, la plupart des entreprises ont besoin d’un endroit pour stocker les copies papier des dossiers du personnel, des accords et des documents financiers.

Les armoires de classement offrent de nombreux avantages

Qu’il s’agisse d’un meuble vertical à quatre tiroirs, d’un meuble latéral ignifugé ou d’une unité mobile sur roulettes, un classeur offre plus d’avantages que le simple rangement de documents. Voici quelques-uns de ces avantages :

• Une sécurité avancée. Avec une variété d’options ignifuges et de verrouillage, certains classeurs peuvent servir de véritable forteresse pour vos documents les plus importants.
• Organisation. Qu’il s’agisse de classer les dossiers par catégorie ou de mettre de l’ordre dans le bureau, les classeurs contribuent au bon fonctionnement de votre entreprise et permettent à tout le monde d’être sur la même longueur d’onde lorsqu’il s’agit de localiser et de classer des documents. En fonction de leurs dimensions (verticales ou latérales), les classeurs peuvent également contribuer à façonner l’environnement de bureau en servant de séparateurs de pièces ou de supports d’imprimante.
• Espace de rangement. Que vous choisissiez un petit classeur à deux tiroirs ou un système complet de classeurs, ces unités offrent un espace intérieur étonnamment grand. Vous seul savez de combien d’espace de stockage de documents vous avez besoin, mais même les plus petits classeurs peuvent offrir un espace plus important que vous ne le pensez.

Il devrait maintenant être clair que notre société "sans papier" n’est pas exactement sans papier. Bien qu’il y en ait moins en proportion du nombre de nouveaux documents créés chaque jour. Le stockage des documents importants qui restent devrait être une priorité pour toute entreprise, quel que soit son secteur d’activité, son type ou sa taille.

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