Repenser la vie de bureau après le COVID-19

La pandémie de COVID-19 a bouleversé la vie professionnelle, beaucoup d’entre nous ayant dû s’adapter rapidement à la nouvelle expérience du travail à domicile. Les entreprises se sont montrées à la hauteur de la situation en fournissant aux employés tout ce dont ils avaient besoin pour travailler à distance avec succès. Alors que nous nous acheminons vers la "nouvelle normalité", les employés commencent à revenir au bureau, mais la vie au bureau n’est plus ce qu’elle était et constitue désormais un cadre très différent. Cela oblige les entreprises à réfléchir à nouveau à ce qu’elles peuvent faire pour aider leur personnel à traverser ces changements. Dans cet article, nous aborderons l’évolution du rôle des bureaux et les raisons pour lesquelles ils sont toujours importants, et nous proposerons des mesures que les employeurs peuvent prendre pour réimaginer leur bureau après le COVID-19.

L’évolution du rôle des bureaux

Les bureaux étaient autrefois un lieu où nous travaillions cinq jours par semaine et très peu d’entre nous bénéficiaient d’une flexibilité totale en matière de travail à distance. Depuis la COVID-19, les organisations ont constaté tous les avantages du travail à domicile, plusieurs études soulignant même une augmentation de la productivité. Cette flexibilité quant à l’endroit où nous choisissons de travailler s’est poursuivie depuis que les bureaux ont commencé à se rouvrir, ce qui a modifié les rôles du bureau, de l’espace de travail après COVID.

Libérés des pénibles trajets matinaux et disposant d’une plus grande liberté pour trouver le bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée, de nombreux employés choisissent de travailler à domicile plutôt que de venir au bureau. Il ne sera peut-être plus nécessaire que chacun dispose d’un espace privé pour travailler, et les entreprises devront s’adapter aux changements potentiels de la culture de bureau qui existait avant la pandémie. La vie professionnelle moderne pourrait voir les bureaux devenir un lieu de collaboration, où les équipes se réunissent une fois par semaine et où les employés se rendent s’ils ont besoin d’une interaction sociale.

Si le travail à distance semble connaître un grand succès, cela pourrait-il être dû au fait qu’il était considéré comme temporaire plutôt que permanent ? Les entreprises doivent reconnaître l’impact potentiel sur la culture et la communauté de travail et s’assurer que les avantages de la collaboration planifiée et non planifiée, de l’interaction physique, du mentorat et du développement des talents se poursuivent dans la nouvelle vie de bureau.

Pourquoi le bureau est-il important ?

Même si le rôle du bureau évolue, il est toujours important pour les employés de disposer d’un espace commun où ils peuvent interagir avec leurs collègues, plaisanter autour de la fontaine à eau et collaborer dans le cadre de brainstormings créatifs. Sans bureau, les contacts en face à face diminueraient, et avec eux, le capital social. La création de liens d’équipe et de réseaux est essentielle au développement d’une culture d’entreprise positive qui vous aidera à attirer les meilleurs talents et à encourager vos employés actuels à rester. Les bureaux sont toujours considérés comme le cœur et l’âme d’une entreprise, reflétant sa marque et sa culture. C’est important pour les employés potentiels, les clients ou les partenaires commerciaux qui veulent en savoir plus sur votre entreprise. Malgré les changements imposés par la pandémie, les entreprises ne devraient pas abandonner la vie de bureau, mais plutôt chercher à s’adapter à ces changements en réimaginant leur espace pour répondre aux besoins de leurs employés.

Étapes pour actualiser la culture de votre entreprise

La façon dont les entreprises choisissent de repenser leur espace de bureau varie en fonction de leur culture d’entreprise et des besoins de l’entreprise. Il n’y a pas de bonne ou de mauvaise réponse, tout dépend des talents recherchés, des rôles importants, de la demande de collaboration, de l’emplacement actuel des bureaux et de nombreux autres facteurs. Les changements nécessiteront beaucoup de réflexion, mais nous vous recommandons de suivre les quatre étapes suivantes pour réimaginer la façon dont le travail est effectué et ce à quoi pourrait ressembler votre bureau du futur.

1. La collaboration est essentielle

Un bureau typique est un mélange de bureaux privés, de bureaux partagés et de salles de réunion. Peu d’entre eux sont conçus pour soutenir les priorités organisationnelles, mais cela pourrait nécessiter d’être repensé dans un monde post-COVID-19. Les entreprises devraient chercher à créer des espaces de travail spécifiquement conçus pour soutenir le type d’interactions qui ne peuvent se produire à distance. Par exemple, si la collaboration et les réunions d’équipe sont désormais la principale utilisation du bureau, envisagez d’ouvrir des espaces plus créatifs pour les réunions de groupe et les brainstormings. Comme de nombreux employés choisissent de travailler à domicile, il est peu probable que tous les bureaux soient occupés. Envisagez d’introduire une zone de "bureau nomade (hot desking en anglais) où les personnes qui préfèrent se rendre au bureau peuvent s’asseoir et socialiser ensemble. C’est un excellent moyen d’encourager l’interaction entre les services et de rompre avec le système traditionnel du "plan de table". Étant donné que l’on passe moins de temps ensemble au bureau, il est important que les organisations trouvent un moyen de récupérer la collaboration et le capital social lorsqu’elles réimaginent le bureau après la pandémie.

2. Les personnes au travail ou le travail aux personnes

Les employés doivent examiner les différents rôles au sein de l’organisation et décider quels rôles peuvent être exercés à domicile et lesquels doivent être effectués en personne. Les rôles peuvent être classés comme suit :

• Entièrement à distance
• Hybride à distance
• Hybride à distance par exception
• Sur place au bureau

Pour les deux premiers rôles, les entreprises peuvent commencer à envisager d’élargir le vivier de talents disponibles à de nouveaux lieux géographiques. Les employés peuvent vouloir vivre dans des villes où le coût de la vie est moins élevé ou à proximité de leur famille et des endroits qu’ils aiment, tout en continuant à travailler pour une entreprise leader dans leur domaine. Cette approche pourrait être bénéfique tant pour l’employeur que pour l’employé. Pour les deux autres rôles, les dirigeants peuvent commencer à réfléchir à la manière dont le bureau peut être adapté pour aider les employés qui occupent ces postes afin d’améliorer le moral et la productivité. Si certains membres de l’entreprise peuvent travailler à domicile et d’autres non, envisagez d’introduire un horaire de bureau plus souple afin que chacun puisse trouver un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

3. L’essor de la technologie

Pendant la pandémie, le travail à distance s’est fortement appuyé sur des outils comme la vidéo-conférence, les espaces de travail en ligne et d’autres technologies pour permettre aux équipes de collaborer et de travailler ensemble comme avant la pandémie. Cet aspect ne fera que gagner en importance à mesure que certains employés retourneront au bureau et que d’autres préféreront travailler à domicile. Les barrières entre le fait d’être physiquement au bureau et hors du bureau doivent être surmontées. Il sera difficile pour les employés travaillant à distance de s’impliquer autant dans les réunions s’ils regardent l’écran d’un ordinateur pendant que d’autres communiquent en face à face.

Les salles de réunion et les espaces créatifs doivent tenir compte du fait que certains employés peuvent décider de se joindre virtuellement à une réunion, et la technologie est la clé pour garantir que les équipes puissent collaborer efficacement. Les espaces de collaboration, en personne et à distance (tels que les tableaux blancs virtuels), ainsi que les modèles de collaboration et de travail asynchrones passeront rapidement du stade de concepts futuristes à celui d’exigences standard. Des écrans géants, une caméra et des haut-parleurs pourraient permettre aux employés qui se connectent d’interagir avec l’ensemble de la pièce et d’être entendus s’ils souhaitent apporter leur contribution.

4. Changement de lieu

Nous avons mentionné que les employeurs peuvent envisager d’embaucher dans un vivier de talents plus large, la situation géographique n’étant plus un problème. C’est également le cas pour l’emplacement des bureaux. Les entreprises peuvent jeter un nouveau regard sur la quantité et l’emplacement de l’espace nécessaire, car il est probable que moins de personnes utiliseront le bureau. Il convient d’examiner comment le nouveau bureau peut favoriser les résultats souhaités en matière de collaboration, de productivité, de culture et d’expérience professionnelle. Certaines entreprises peuvent continuer à avoir leurs bureaux dans les grandes villes, mais comme cela est moins essentiel pour attirer les jeunes talents, d’autres pourraient choisir d’ouvrir des espaces de travail en banlieue. Ces changements offrent la possibilité de réaliser des économies sur les loyers, les coûts d’investissement, l’exploitation des installations, la maintenance, la gestion, etc. Cela vaut la peine que les équipes dirigeantes se demandent si un changement de lieu d’implantation pourrait être bénéfique à leur entreprise dans un monde où le travail à distance devient rapidement la norme.

Comme nous l’avons dit, il n’existe pas de solution unique. Nous espérons que nos conseils aideront les organisations à comprendre l’évolution du rôle du bureau et la valeur qu’il peut encore apporter aux personnes à tous les niveaux de l’entreprise. Nos recommandations vous aideront à réimaginer votre espace de bureau pour répondre aux exigences post-pandémie des employés et de l’entreprise. Les employeurs doivent agir maintenant pour s’assurer qu’au retour, les lieux de travail seront à la fois productifs et sûrs.